В своих выступлениях Стивен Кови, автор известной книги “Семь навыков высокоэффективных людей” использовал простой пример. Он доставал большие крупные камни, показывал стеклянную банку с уже насыпанным в нее песком и спрашивал слушателей:  “Как вы думаете, сколько камней поместится в эту банку? Когда она будет полной?” Как правило, в этот момент крупные камни не помещались; место было занято песком. Слушатели предлагали несколько вариантов – и когда в банку помещались крупные камни, а затем пустое пространство засыпалось песком – то помещались все камни – и крупные, и мелкие, и песок.

В нашей ежедневной деятельности существует огромное количество действий различного размера и приоритетов, разной степени влияния на нашу жизнь и работу. Как правило, мы воспринимаем любую задачу, как проект одинакового размера, одинаково важную и срочную, хотя это не так. Представьте себе своё время как ёмкость: это та самая стеклянная банка размером в три литра. В эту банку вы кладете свои задачи, которые сваливаются на вас в течение одного дня: и делаете это просто по методу “первый вошел, первый вышел”. Этот метод называется FIFO (First In, First out).

Если мы делаем такое упражнение с нашими ежедневными задачами не задумываясь, то объем банки быстро заканчивается: все ваше пространство будет заполнено “ненужными задачами”; при этом вокруг предметов будут большие пустоты: объем израсходован неэффективно. Совершенно по-другому будет работать эта методика, если Вы начнете сначала выкладывать в такую “банку времени” свои самые крупные и важные задачи: крупные камни. После этого Вы положите между ними, например, утрясая свободное место, камни поменьше. И только после этого Вы утрамбуете свободное пространство песком, который сможет заполнить остаток объема вашей банки (напомню, банка символизирует всё доступное время в сутках). Вот такой результат мы можем считать идеальной загрузкой времени.

В рабочем режиме мы редко успеваем подумать, что сваливается в виде задачи: будь то песчинка или гигантский камень. Мы просто приучены автоматически отбивать все задачи, которые к нам приходят, не взирая на их размер.

Так происходит в нашей жизни; этот хаос случается постоянно. Ваша задача: выделять 10-12% времени на определение масштаба задачи.

Если мы говорим о руководителе, то его задача в первую очередь эффективно загружать свою команду. Брать на просвет каждый камень (или песчинку), рассматривать и решать: эта задача отлично подходит для нашего аналитика, а вот этот “камень” может взять на себя менеджер по работе с клиентами. Руководитель работает распределительным центром. Эта функция центра важна: ведь эти камни не должны задерживаться в распределительном центре, как в воронке, в узком бутылочном горлышке. Нужно чтобы они приходили дальше и не останавливались. Иначе случится засор, который остановит распределение – и на этом ваша эффективность закончится.

Думаю, что вы тоже любите это мотивационное чувство вовлеченности и востребованности, когда руководитель, засучив рукава, начинает всё делать сам, показывая, как он умеет разруливать проблемные ситуации с этими камнями.

Правда это чувство работает только до тех пор пока остальные с восторгом не останавливают свою работу и не говорят: посмотрите как красиво он работает, как он ворочает эти глыбы; “человек-герой!” восклицают они. И смотрят, любуясь вами; вместо того, чтобы это делать полным составом команды.

Представьте, что у вас в списке появилось десять новых задач. Вам необходимо добавить их в список дел и грамотно рассортировать по приоритетности. Вы начинаете с того, что просто записываете эти задачи в таком формате: «Выполнить такое-то и такое-то действие, в результате чего будет достигнуто то-то и то-то к такому-то сроку”. После этого можно отложить этот список в сторону чтобы вернуться к нему уже утром (если вы не способны сразу рассортировать свои камни – сделайте паузу; возможно пыль уляжется и утром вы будете видеть свои задачи яснее). Утром вы сели и просмотрели записанные задачи. Выделили самые крупные. Вот с этих задач необходимо начинать планирование, потому что степень влияния этих задач на результат максимальны. Конечно, у каждой крупной задачи могут быть и подзадачи – но для вас невероятно важно сделать так, чтобы самые крупные камни были запланированы в календаре самыми первыми по списку, держа в голове сроки реализации (deadline). А всё остальное – мелочи.
Иногда возникает вопрос: что, если у меня камни (а еще слизни, виноградинки и другие безумные “неформатные запчасти”). Что делать? Что не делать? Мой ответ таков: я делаю всё – и вношу в качестве выполненной задачи в специальный раздел своего файла: это своеобразный “отчет по времени”, в котором вы можете учитывать сколько времени ушло на совещания, на перемещения по городу или на типовые и нетиповые задачи (к примеру, вы можете порадоваться и записать самому себе: смотрите какую необычную задачу пришлось выполнить вчера – первый раз такую делал!). На второй и третий раз эффект новизны теряется (и теперь эту задачу можно делегировать!)